Envío Prefacturas a Proveedores
Envío Prefacturas a Proveedores
DHL Supply Chain es el proveedor de logística por contrato líder en el mundo. Nos plantearon la necesidad de encontrar una solución para su departamento de Finanzas.
Exigía una gran cantidad de trabajo manual de gestión vinculado con archivos de distintos formatos (hojas de cálculo individuales, extractos CSV, ...)
¿Cuál era la situación inicial?
El sistema de facturación por parte de los transportistas estaba completamente descentralizado y había mucho descontrol por parte de transportistas y otros proveedores.
Esto exigía una gran cantidad de trabajo manual de gestión vinculado con archivos de distintos formatos (hojas de cálculo individuales, albaranes en pdf, etc.) que exigía cuarenta horas de trabajo mensual por parte del personal administrativo.
Esto provocaba un descontrol de las facturas emitidas y los pagos provocaban muchos errores e incidencias debidos a la diversificación de sistemas de facturación.
Conseguimors una reducción de un 98% del tiempo dedicado a la gestión de las facturas de proveedores y transportistas.
¿Cómo hemos optimizado este proceso?
A lo largo de 3 semanas, desarrollamos e implementamos una solución que consistía en lo siguiente:
- Creación de un sistema de autofacturación para los sistemas IP6 y Centiro.
- Automatización de la producción de facturas a partir de archivos de texto csv extraídos de los sistemas.
- • Generación de mails automáticos con el desglose de facturas en hojas de cálculo para los distintos proveedores y transportistas basados en el servicio cargado en los sistemas IP6 y Centiro.
- Validación y detección de errores.
- Creación de una interface automatizada para los diferentes sistemas de facturación de los proveedores.
- Creación de un histórico de facturas individualizado para los transportistas, proveedores y clientes.
25%
Ahorro por evitar errores en la facturación, duplicados y tarificación de servicios fuera de contrato
98%
Reducción del tiempo del tiempo dedicado a la gestión de las facturas de proveedores y transportistas.
♾
Modelo de gestión escalable para los nuevos proveedores sin coste adicional en el tiempo de gestión.
