Automatización Horas ETTs
Validación contratos ETTs y cálculo de la prefactura mensual
DHL Supply Chain es el proveedor de logística por contrato líder en el mundo. Nos plantearon la necesidad de encontrar una solución para su departamento de RRHH.
Existía una gestión manual e individualizada para cada ETT que requería mucho tiempo de gestión y recursos para cuadrar toda la información correctamente.
¿Cuál era la situación inicial?
Antes de comenzar a trabajar con SherpaBots, en el departamento de RRHH existía una gestión manual e individualizada para la integración de la información de cada ETT. Además, faltaba una validación automatizada de los datos enviados , lo que provocaba errores y mucho tiempo en gestión manual de la información: llamadas, mails, etc. Muchos recursos eran destinados a la gestión de los empleados ETT. Ante la confusión y el enorme movimiento de empleados temporales en tantos centros, se daban incidencias en la facturación percibida por las ETTs . También, existía mucha dificultad para analizar la información y a la hora de calcular los KPIs requeridos a nivel europeo para este tipo de empleados, lo que también implicaba mucho tiempo para generar y calcular los indicadores.
Conseguimos un ahorro de coste en facturación del 8% gracias a la reducción del tiempo de gestión y la generación de prefacturas validadas automáticamente.
¿Cómo hemos optimizado este proceso?
A lo largo de 3 semanas, desarrollamos e implementamos una solución que consistía en lo siguiente:
- Integración de datos de 5 ETTs para todos los centros de DHL IBERIA.
- Validación de la información de contratos, actualizar contratos existentes, altas de los nuevos, gestión de bajas, prórrogas y restricciones legales.
- Enriquecimiento con mapeos relacionados con cargas de tarifas, unificación de categorías y atributos para reporting.
- Automatización del soporte para reportar errores a los responsables de RRHH y de las ETTs con los cambios y errores concretos.
- Generación de varios Reports para el análisis de estadísticas diarias, control de horas, generación de históricos de contratos, desempeño de los trabajadores, etc.
- Generación de prefacturas para facilitar el proceso de facturación para la empresa y de las ETTs proveedoras, basándonos en datos propios de RRHH de control y gestión de los tipos de hora, presencialidad, categorías, etc.
8%
Ahorro en la facturación recibida por la detección automática de errores en en tarifas y cantidad de horas
90%
Reducción del tiempo del personal de la empresa dedicado a a la gestión y comprobación de contratos y facturas
3
Dashboards actualizables en tiempo real para focalizar el análisis en función de los KPIs definidos
