LA MATRIZ MAKES

Llevamos un tiempo leyendo en prensa, redes sociales y charlas un continuo torrente de previsiones acerca de la transformación digital de las empresas. 

Realmente es un concepto muy amplio, ya que bajo el mismo concepto caben temas tan diversos como tener una web que nos ayude a vender hasta deslumbrarnos con el potencial de la inteligencia artificial, pasando por robots y automatizaciones. 

De entre todos estos enfoques, hoy queremos hacer hincapié en el que desde Modulooper consideramos que radica una buena parte de la transformación real que necesitan realizar las empresas: los procesos administrativos y de gestión de la información.

En muchas ocasiones, el esfuerzo realizado en otras áreas, ve limitado su efecto por los embudos que generan procesos que no estén automatizados y alineados con el proceso de transformación global.

Es habitual ver que tras una significativa inversión en una herramienta de reporting, los datos dejan de ser utilizados porque no son fiables, no tienen los mismos criterios, o bien, generan descuadres.

Otro caso que seguro podréis reconocer, es cuando tras poner en marcha un ERP, la carga de trabajo administrativo que se genera para gestionar adecuadamente los procesos incrementa, haciendo que los ahorros prometidos se disipen.

Tenemos que ser conscientes de la importancia de la automatización de los procesos administrativos de cualquier organización, para que pasen de ser embudos a auténticos catalizadores del cambio.

Pero muchas veces el principal problema es saber por dónde empezar. La elaboración de una serie de informes, la gestión de un proveedor, en ocasiones necesitamos recoger y consolidar esa información que no está en ningún sitio…

Normalmente, es fácil detectar qué proceso es el que más nos está haciendo perder más tiempo. Lo podemos reconocer si repasamos aquellos problemas que más han ocupado nuestro horas y nuestras energías durante los dos últimos meses. 

Pero en ocasiones, esto no es suficiente, y queremos tener una visión global de los principales procesos de nuestro departamento, saber cuáles son nuestros puntos débiles y poder trazar un camino de mejoras que nos guíe en nuestro proceso de transformación digital.

Y es por eso que construimos la matriz MAKES que nos permite, rápidamente, tener una visión global de aquellos procesos que deberían ser los primeros en ser automatizados, basado en 5 aspectos cuyas iniciales dan lugar a su nombre, y que aseguran recuperar la inversión teniendo en cuenta varios factores además del estrictamente económico.

• MISTAKES

• AGGREGATE

• KNOWLEDGE

• EDITION

• SAVINGS

Estos 5 conceptos nos ayudarán a entender qué procesos administrativos nos hacen más vulnerables, o bien, cuáles nos están generando costes no siempre fáciles de ver. 

Repasemos cada uno de estos conceptos para entender a qué se refieren:

MISTAKES: Son procesos en los que los errores y descuadres son habituales. Síntomas de esto es que en muchas ocasiones tenemos que re-procesar información, nos vemos explicando diferencias entre dos informes o tenemos que corregir facturas con más frecuencia de la deseada.

AGGREGATE: Aquellos  procesos en los que consolidar información lleva un tiempo importante. Puede aparecer en diferentes áreas: informes de visitas, gestión de notas de gasto, procesos de planning, gestión de asientos contables, previsiones de cierre. Cuantas más orígenes de información diferentes, más podemos mejorar.

KNOWLEDGE: ¿Cuántas personas son capaces de ejecutar ese proceso? ¿Está el conocimiento en una sola persona? Es habitual que tengamos tareas en las cuáles, el conocimiento está en la persona y no en el sistema. Seguro que podéis recordar casos en los que cuando una persona se va de vacaciones hacer su traspaso requiere varias semanas, o aquella persona que es la única a la que puedes llamar cuando cierto informe no funciona. 

EDITION: Modificar el proceso es una fuente de problemas. Añadir un nueva información sin tener que escuchar que eso es imposible o que va a llevar varios días. La capacidad de adaptación de cualquier proceso es fundamental para evitar que se convierta en un lastre y sea una herramienta que acompañe nuestra gestión.

SAVINGS: Son aquellos procesos que ocupan una mayor parte del tiempo de nuestros equipos administrativos, contables o analíticos. Otro vector a tener en cuenta son los costes que nos puede generar los errores del proceso, en forma de cargos o retrasos.

Para cada bloque de evaluación, tendremos que indicar la opción correspondiente y finalmente, sumar los puntos de cada una:

El resultado será de un número de 0 a 15. El cero representa un proceso optimizado y el 15 una auténtica oportunidad para mejorar. Como regla general, a partir de 7 puntos, deberíamos valorar seriamente plantear un proyecto de mejora.

Una vez realizado esto con los principales procesos de nuestra empresa, podremos tener una foto de la potencial mejora que podemos obtener si avanzamos en la transformación digital.

Es importante destacar que el objetivo es sacar a la luz aquellos aspectos que no siempre son fáciles de valorar pero que, según nuestra experiencia, tienen unas repercusiones en los resultados, tanto o más relevantes, que tener tan solo en cuenta las horas dedicadas al proceso. Es decir, detectar no solo aquellos procesos mejorables, sino también los que hacen que nuestra empresa sea más vulnerable y dependiente de otros factores.

Para facturar a un cliente, tenemos que descargarnos la información diaria de un sistema de gestión de almacén. Del listado total, tenemos que quedarnos con determinados movimientos y cruzarlos con una lista de tarifas que tenemos, donde el precio depende de si es festivo o no. Finalmente, con esa información tenemos que enviar un resumen a la gestión del almacén y rellenar un fichero que nos envió el cliente para informarle de cómo va su consumo mensual. Esto lo realiza una persona administrativa que lleva en lo mismo más de 8 años. Es la única que conoce con detalle esta tarea.

MISTAKES: Aunque lleva varios años haciendo esta tarea, en ocasiones cuando hay algún cambio en los datos, se generan descuadres entre el fichero de almacén y el del cliente. Le asignamos 1 punto (De vez en cuando)

AGGREGATE: En este caso no aplica. La información sale de un único sistema y la información de las tarifas también es única. Le asignamos 0 puntos (No hay que consolidar)

KNOWLEDGE: El conocimiento del proceso está en una única persona. Cuando esta persona se va de vacaciones es difícil traspasarlo a alguien más. Le asignamos 3 puntos (Solo una persona lo conoce)

EDITION: La forma de mantener esta información es una serie de Excel vinculados. Modificarlos es posible, pero no es nada ágil y es una fuente de errores. Le asignamos 3 puntos (Es complicado cambiar)

SAVINGS: Esta tarea, que es diaria, ocupa cerca de 2 horas cada vez que se realiza. Si bien es una tarea de una única persona. Salvo que haya algún problema, a nivel del total empresa, podemos decir que el coste en tiempo sería bajo. Le asignamos 1 punto (Depende de las incidencias)

Si sumamos todas las puntuaciones anteriores, este caso nos da una puntuación de 8 puntos, lo cual lo convierten en un caso interesante para ser automatizado.

Si realizamos la misma operación sobre los principales procesos de gestión de información de nuestra empresa, tendremos un buen punto de partida para decidir qué pasos seguir para avanzar en la transformación digital de los procesos.